PENGANTAR SAP

PENGANTAR SAP

Pengenalan SAP

SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir ,di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika.

Apa itu SAP ?

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Modul-Modul di SAP

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
o SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan
proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
o MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan
pengelolaan inventory
o PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi
(manufacturing) suatu perusahaan.
o QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
o PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi
pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses
pembayaran gaji pegawai
o FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general
ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
o AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
o PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control




Dampak Integrasi

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
ƒ Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila
informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu
user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
ƒ Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu
sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
ƒ Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi
yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Data di SAP

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. Data Transaksi
• Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order
• Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu

2. Master Data
• Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master,
vendor master, customer master
• Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang
terdapat pada suatu organisasi.

Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.

Berikut akan diuraikan secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi
manufacturing meliputi :
1. Rangkaian proses end-to-end
2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)
SAP Data Archiving

Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.


Proses Archive Data

Ada 2 tahap dalam archiving :

• Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files.

• Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan akemudian menghapusnya dari database.